Руководство по основным бухгалтерским формам и документам, необходимым для любого бизнеса

0
30

До внедрения электронных закупок или электронной передачи данных для поддержки функции закупок система закупок компании обычно выполнялась на бумаге. Хотя он работал потому, что должен был, он был полон неэффективности и был утомительным процессом для специалистов по закупкам.

Когда появился Интернет и начала процветать электронная коммерция, функция закупок переместилась на электронную почту и веб-сайты. По мере того как новые технологии продолжали развиваться, началась трансформация системы закупок, позволяющая создавать электронные каталоги и полные системы непрерывных закупок, управляемые исключительно в режиме онлайн с помощью системы планирования ресурсов предприятия. Эти системы позволяют размещать заказы с любого мобильного устройства или компьютера, имеющего доступ к Интернету. Вы можете по этой ссылке купить чеки в компании Check-LTD в Новосибирске, которая занимается изготовлением отчетных документов.

Многие отрасли промышленности внедряют технологии закупок, чтобы помочь в автоматизации процессов и увеличить свою прибыль. Но помимо этого, технология также способствует повышению производительности, повышению прозрачности транзакций, подотчетности и экономической эффективности по всей цепочке поставок.

Оформление документации

Оформление документации. Больше документов. И еще больше бумажной волокиты. Кого не беспокоили бумажные работы?

На предприятиях оформление документов необходимо, поскольку это важный инструмент для бесперебойной работы бизнеса. Каждый бизнес требует бумажной работы, особенно начинающим предпринимателям. Нравится вам это или нет, но необходимо правильно документировать транзакции и, в конечном итоге, оформлять документы.

Независимо от размера вашего бизнеса или отрасли, в которой вы работаете, или где вы работаете, вы и все остальные компании несете одни и те же обязанности — и это документация. Хотя бизнес-процессы различаются по процессу документирования, основные цели остались прежними: 

  • установить внутренний контроль в интересах бизнеса; 
  • предоставить доказательства всех транзакций бизнеса.

Объем и сложность документации зависят от размера и сложности бизнеса. Чем крупнее ваш бизнес, тем шире объем необходимой документации. Разным отделам также требуются разные формы и документы в качестве доказательства своих операций. Однако наиболее хорошо документированным и подтвержденным отделом должны быть финансы и бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет и финансы нуждаются в строгом контроле, контроле и обосновании.

Внутренние и внешние документы

Документы и формы могут быть внешними, внутренними или и тем, и другим.

Внешние документы и формы — это те, которые выдаются или передаются в основном сторонам, не относящимся к бизнесу, в качестве доказательства сделки, совершенной с компанией. Некоторые из них — официальные квитанции, счета-фактуры, заказы на закупку и чеки или кассовые чеки.

С другой стороны, внутренние документы — это те, которые создаются и поддерживаются в основном для установления внутреннего контроля и мониторинга. Эти документы выдаются и распространяются внутри отделов и персонала в качестве доказательства транзакций, которые имели место внутри компании и среди сотрудников, для отслеживания ответственности. Некоторые из них — заявки на закупку, формы выплат и формы ликвидации.

Заявка на закупку

Заявка на закупку — это внутренний документ, заполняемый любым отделом компании в отношении товаров, которые они хотят, чтобы отдел закупок купил для них. Она создается внутри компании для внутренних целей, поэтому компания принимает решение о формате. Важные детали, включают дату заявки, необходимые позиции, их описание и количество. Этот документ также должен быть одобрен надлежащим образом уполномоченными сторонами. Утвержденная заявка на покупку приводит к созданию заказа на закупку.

Заказ на покупку

Заказ на поставку — это внешний документ, сделанный компанией, который рассылается поставщикам с просьбой о покупке товаров или предоставлении услуги. Компании различаются по своему формату, поскольку нет правил, требующих стандартного макета. В базовом заказе на поставку должен быть указан адрес доставки, заказанные товары, заказанное количество и общая сумма к оплате. Со стороны поставщика соответствующий документ называется Заказ на продажу. 

Получение отчета

Отчет о получении — это еще один внутренний документ, составленный получающим отделом, подтверждающий получение товаров или услуг, приобретенных компанией. От компании зависит, какую информацию они хотят видеть в отчете. Наиболее важные детали включают дату получения, в каком состоянии были получены, кто их получил и на каком складе они будут храниться. Дополнительные сведения включают справочный номер заказа на поставку и счета-фактуры.

Чек / кассовый чек

Чек или кассовый чек — это внутренний документ, подтверждающий выплату средств компанией. Он содержит журнальную запись, сделанную в книгах, фиксирующих транзакцию. Он имеет ссылку на произведенные расходы и содержит такие приложения, как заказ на поставку, счет-фактуру. Чек или кассовый чек должны быть должным образом утверждены ответственными должностными лицами компании. Получатель ставит свою подпись в ваучере, чтобы подтвердить получение платежа.

Квитанция о доставке

Квитанция о доставке — это внутренний документ, выпускаемый компанией для доставки товаров или услуг, оказываемых компанией своим клиентам. Этот документ содержит такие данные, как дата доставки, доставленные товары, в каком количестве, адресат и другие ссылки, которые компания считает целесообразными отразить. Когда товары доставлены или оказаны услуги, заказчик подтверждает принятие о доставке. Затем компания использует подтвержденное аварийное восстановление в качестве основы для выставления счета клиенту через другой документ, называемый Счет-фактура продажи.

Счет-фактура продажи

Счет-фактура продажи или счет — это внешний документ, выпускаемый компанией и рассылаемый ее клиентам для выставления счетов за оказанные услуги или приобретенные товары. Документ содержит информацию, касающуюся предоставленных услуг или доставленных товаров, даты их доставки, номера заказа на поставку для продаж, даты наступления срока платежа, условий оплаты и других условий.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here